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高效会议如何把控?

关键字:高效会议 发布时间:2014-07-27

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开会,是管理工作的一种重要方法。他对集思广益,消除误解,做出决策,有其重要意义。但现在,许多会议成为了一种形式,一种“累赘”。有的会议议题繁多,只议不决;有的会议拖拉严重,形成了效率低下的“大尾巴会”。有的会议,参加人数众多,无多大关系“陪绑”的现象严重。有的会议成为了领导“一言堂”,失去了会议的意义------

总之,低效的会议,无用的会议,拖拉的会议,陪绑的会议,既浪费了大家的时间,又制造了“文山会海”,已成了许多公司效率低下、成本增大的重要环节。如何才会开好高效的会议?我认为要坚持一下八点:

------主题要唯一。

一次会议,就有一个主题,最好。可以集中时间和精力,集中有关人员,高效解决问题。综合性会议,最多也不要超过三个议题为好。议题越多,参加人员越多,陪绑的也越多,效率也就越低下,成本也就越高。

------人员要相关。

参加会议的人员,一是要坚持“少而精”的原则。与会议议题直接关联的单位,派员参加。协办的单位,不要派人陪绑。二要坚持“有效性”的原则。具体的议题,让主责人员直接汇报,不要让领导代为汇报,避免“一问三不知”的现象出现。三要坚持“决策权”的原则。参加会议的人员,一定要有决策权,主管领导有事派员参加,也要赋予相应的权利。否则因做不了主造成议而不决,是最大人员成本的浪费!

------事先要通报。

要想会议高效,事先告知很重要。不要到会场才知什么议题,没经深思熟虑作出决策,导致决策有误。重大议题应提前一天告知,让大家各广泛征求意见,充分作好准备,开会各抒己见,迅速作出决策,提高会议效率。会议议题、提供有关资料、发言次序都在会议通知中告知为好。

------程序要准确。

会议的程序很重要,关系到会议是否民主,有效。一是不要领导主持会。应该是会议议题单位主持,或办公室主持。二是不要领导先讲话。避免有的人“话里听音”拍马屁,失去民主按领导意见办。三是该议的时候议,该决的的时候决,该举手的时候举手,该签字的时候签字,尽可能会上形成决议,不要事后补办,切实提高会议效率。

------时间要紧凑。

要事先规定会议时间,一个议题的会议一般会议时间不应超过一个小时。超过一个小时还形成不了决议,说明分歧较大,可以回去准备,二次在议,做出准确决策。人是有生物钟的,开会时间长了,大脑反映迟钝了,决策慢了且容易出错。当然,11点会议,容易提高会议效率,但也应避免仓促决策。

------记录要完整。

会议记录一定要完整、规范。从签到、讨论记录,到会议决议、表决情况,都要进行详细记录,以观备查。可采用专用记录格式、卡片,做到规范、准确、可查,避免事后不认账。

------纪要要及时。

会议召开后,应在两日内,下发会议纪要。会议纪要要做到完成目标的时间、要求、方法、执行部门四落实。拖泥带水是企业执行力的大忌。所以,要及时贯彻会议精神,一是增强会议时效性,发挥会议的作用;二是可以乘热打铁,取得事半功倍的效果;三是避免节外生枝,导致不必要的麻烦。四是提高会议的效益,增强执行力。

------决策要检查。

会议决策情况的跟踪检查,非常重要。首先是检查要及时。在会后的几天里,要检查有关部门对会议决议的贯彻落实方案。其次是定期查落实。对会议的贯彻,制定及各节点,每个节点都要进行检查。三是决策完成期限要进行及时的总结,好的表扬,错的处罚,确保会议有效性的贯彻落实。

总之,企业管理离不开会议。开好会,也会提高生产力。会议开好了,贯彻落实抓好了,管理工作就成功了一半。


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